Vi på Volt vet hur viktigt det är med integritet för våra kunder, leverantörer, samarbetspartners och webbplatsbesökare och vårt mål med denna policy är att vi på ett tydligt och transparent sätt ska beskriva hur vi samlar in, använder, visar, överför och lagrar din information så att du känner dig säker på att dina personuppgifter är i säkert förvar. Volts behandling av personuppgifter omfattas av dataskyddsförordningen (2016/679) – mer känd som ”GDPR”. I denna policy kan du läsa mer om hur Volt efterlever GDPR och vilka rättigheter du har som registrerad.

Det kan hända att vi genomför uppdateringar av denna policy. Du kan alltid hitta den senast gällande versionen på vår webbplats.

Vem är personuppgiftsansvarig?

Personuppgiftsansvarig för de personuppgifter vi behandlar om dig är Volt AB, Södermannagatan 15, Box 4303, 102 67 Stockholm Sverige (telefon + 46 8 678 59 00, email info@volt.se).

Vad för personuppgifter behandlar vi och varför?

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person. Volt samlar in personuppgifter på flera sätt, men i första hand genom personlig kontakt med dig. I vissa fall kan även en person lämna personuppgifter om en eller flera andra personer. Nedan förklarar vi utförligare hur vi behandlar personuppgifter i vissa typsituationer och vilken rättslig grund vi stödjer behandlingen på.

Vid generella förfrågningar
Vi samlar in personuppgifter från dig när du kontaktar oss, till exempel via receptionen, på e-post, telefon eller på andra sätt. I första hand samlar vi in de personuppgifter som behövs för att kunna besvara din fråga och på så sätt fullgöra avtal mellan dig och Volt. Vi kan även ta kontakt med dig för annan uppföljning som vi stödjer på den rättsliga grunden intresseavvägning.

När du besöker vår webbplats
När du använder vår webbplats kan IP-nummer komma att behandlas. Detta är nödvändigt för att du ska kunna nå webbplatsen och vi stödjer denna behandling på den rättsliga grunden avtal. Om du samtycker till cookies (läs mer i vår cookie-policy här: https://volt.se/cookie-policy/) samlar vi in uppgifter om ditt användande av webbplatsen. En del av dessa uppgifter kan vara personuppgifter. Vi samlar också in uppgifter om hur du navigerar i webbplatsen och vilken information du är intresserad av. Den rättsliga grunden för denna behandling är ditt lämnade samtycke.

Kontakter med våra kunder och samarbetspartners
Volt behandlar personuppgifter för att kunna besvara och hantera kontakter och förfrågningar från kunder, ansökande, leverantörer och samarbetspartners, för att kunna leverera och följa upp de tjänster som beställs av oss, för att fullgöra avtal mellan dig och Volt och i marknadsföringssyfte, såsom utskick av nyhetsbrev, information om tävlingar och andra projekt eller nyheter på Volt. Vår rättsliga grund för behandling av personuppgifter är delvis nödvändighet för att fullgöra avtal – väljer du att inte lämna dina personuppgifter kan vi i vissa fall inte fullgöra våra åtaganden gentemot dig. Viss behandling sker dessutom för att fullgöra rättsliga förpliktelser, såsom redovisningsskyldighet för Volt. Har du ingen avtalsrelation med Volt kan vi behandla dina personuppgifter efter en intresseavvägning där vi har ett berättigat intresse att följa upp kontakter med dig eller av att vidta direktmarknadsföringsåtgärder – i sådant fall behandlas uppgifter efter en avvägning i relation till dina intressen gällande personlig integritet och med beaktande av dina grundläggande rättigheter och friheter. I denna del noterar vi särskilt att du alltid har möjlighet att avböja från direktmarknadsföring om du så önskar.

När du deltar i våra projekt
Om du medverkar i den marknadsföring som vi tar fram kommer du att ingå särskilda avtal med oss (i regel i form av medverkandeavtal). I sådana fall kommer det finnas närmare information om vår personuppgiftsbehandling i medverkandeavtalet avseende det specifika projektet.

När du interagerar med oss på sociala medier
Vi finns på Facebook, Instagram, LinkedIn och ibland på ytterligare sociala medier. Om du interagerar med oss kommer dina personuppgifter att behandlas av det sociala mediet du använder. I denna del behandlar vi personuppgifter i form av den information som du lämnar till oss genom din interaktion med oss inom det aktuella sociala mediet. Vi finns på sociala medier för att sprida information om och marknadsföra vår verksamhet. Denna personuppgiftsbehandling stödjer vi på den rättsliga grunden intresseavvägning.

För mer information om personuppgiftsbehandlingen i sociala medier hänvisar vi till varje mediums specifika policy-dokument. Du kan hitta dokumenten hos respektive medium och även genom länkar till dokumenten i stycket nedan.

Delar vi dina personuppgifter?

I den utsträckning det behövs för att leverera de tjänster som vi tillhandahåller anlitar vi externa leverantörer, såsom molntjänstleverantörer av ordbehandling, mailklienter, Office-produkter, lagrings- och systemtjänster. I övrigt kan personuppgifter komma att behandlas av våra IT-leverantörer inom ramen för drift, support och systemtjänster i vår IT-miljö. Vi ingår personuppgiftsbiträdesavtal med sådana leverantörer för att säkerställa att dina personuppgifter behandlas i enlighet med tillämplig lagstiftning.

Vi kan även dela vissa personuppgifter med andra personuppgiftsansvariga. Detta kan exempelvis vara fallet när vi enligt lag är skyldiga att dela vissa uppgifter med myndigheter såsom Skatteverket. I sociala medier delas alltid personuppgifter med företaget bakom mediet. Du kan läsa mer om personuppgiftsbehandlingen som sker genom våra sociala medier-kanaler nedan.

Facebook och Instagram:
Genom att använda tjänsterna behandlas dina personuppgifter av företaget Meta Platforms Ireland Ltd. (4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland). Du kan läsa mer om personuppgiftsbehandlingen här: https://www.facebook.com/policy.php

Användningen av Facebook och Instagram innebär att personuppgifter överförs till USA (dvs. ett så kallat tredje land utanför EU/EES där GDPR inte gäller). Detta innebär att du inte har samma rättigheter och skydd för dina personuppgifter som GDPR annars garanterar. För att skydda dina personuppgifter omfattas överföringen av EU-kommissionens standardavtalsklausuler. Detta innebär att mottagaren av dina personuppgifter garanterar att det skydd för dina personuppgifter som GDPR annars ger fortfarande gäller i det tredje landet. För att ta läsa mer om tjänsternas överföring till tredje land och för att ta del av standardavtalsklausulerna kan du läsa mer här: https://www.facebook.com/help/566994660333381?ref=dp

LinkedIn:
Genom att använda tjänsten behandlas dina personuppgifter av LinkedIn Ireland Unlimited Company (Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Irland). Du kan läsa mer om personuppgiftsbehandlingen här: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy

Användningen av LinkedIn innebär att personuppgifter överförs till USA (dvs. ett så kallat tredje land utanför EU/EES där GDPR inte gäller). Detta innebär att du inte har samma rättigheter och skydd för dina personuppgifter som GDPR annars garanterar. För att skydda dina personuppgifter omfattas överföringen av EU-kommissionens standardavtalsklausuler. Detta innebär att mottagaren av dina personuppgifter garanterar att det skydd för dina personuppgifter som GDPR annars ger fortfarande gäller i det tredje landet. För att ta läsa mer om LinkedIns överföring till tredje land och för att ta del av standardavtalsklausulerna kan du läsa mer här: https://www.linkedin.com/help/linkedin/answer/62533

Om du besöker vår webbplats och har samtyckt till cookies kommer personuppgifter att delas med nedan företag genom analysverktygen implementerade på vår webbplats (beroende på vilka cookies du samtycker till). Läs gärna mer om våra cookies här: https://volt.se/cookie-policy/

Google Analytics
Google Ireland Ltd, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland
Du kan läsa mer om personuppgiftsbehandlingen här:
https://policies.google.com/privacy?hl=en

Var sker personuppgiftsbehandlingen?

Vi eftersträvar alltid att behandla samtliga personuppgifter inom EU/EES. En del av vår personuppgiftsbehandling kan dock medföra att personuppgifter överförs utanför EU/EES (så kallade ”tredje länder”). Vidare strävar vi efter att så långt som möjligt informera om hur personuppgifter överförs till tredje land, vilka risker det innebär och hur dina rättigheter säkerställs. Du kan läsa mer om detta här nedan och du är även välkommen att ta kontakt med oss om du har ytterligare frågor i denna del, vilket särskilt gäller om du önskar få tillgång till vilka lämpliga skyddsåtgärder som används i specifika fall.

Om personuppgifter överförs till tredje länder sker det i första hand till länder med så kallad adekvat skyddsnivå och inom ramen för ett personuppgiftsbiträdesavtal för att säkerställa att skydd för personuppgifter upprätthålls. I tredje länder som inte omfattas av beslut om adekvat skyddsnivå saknas den skyddsnivå som finns för personuppgifter inom EU/EES. Konsekvensen av detta är framförallt att myndigheter i tredje landet kan få tillgång till personuppgifterna och att möjligheterna att utöva rättigheter i förhållande till sina egna personuppgifter är begränsade. För att skydda personuppgifterna vidtar vi lämpliga skyddsåtgärder i form av att överföringar till tredje länder regleras genom så kallade standardavtalsklausuler som antagits av EU-kommissionen.

Om du interagerar med oss i sociala medier innebär det att en överföring av dina personuppgifter kommer att ske genom den sociala mediaplattformen till ett tredje land (framförallt USA). Överföringen är nödvändig för att du ska kunna vara aktiv på sociala medier och interagera med oss via plattformen, dvs. för att vi ska kunna uppfylla din begäran.

Det tredje land som överföringar av personuppgifter primärt kan ske till är som nämnt USA. Så kan vara fallet i delar av vår IT-miljö. Om du när du besöker vår webbplats samtycker till cookies kan även överföring ske till USA i denna del. Samtliga överföringar av personuppgifter som sker till USA baseras på standardavtalsklausuler och överföringarna är också förenade med kompletterande tekniska skyddsåtgärder.

Hur länge behandlas personuppgifterna?

Personuppgifter som vi behandlar i syfte att fullgöra avtal med våra kunder och samarbetspartner behandlas som utgångspunkt under den tid det är nödvändigt för att vi ska kunna administrera avtalsförhållandet, utöva våra rättigheter samt fullgöra våra åtaganden. Personuppgifter som finns i redovisningsunderlag behöver sparas under sju år enligt lag. Om du mottar nyhetsbrev från oss kommer dina personuppgifter att sparas framtill att du väljer att avböja fortsatta utskick eller då vi upptäcker att dina kontaktuppgifter är inaktiva. Övriga personuppgifter gallras löpande med målsättningen att endast behandla den mängd personuppgifter som är nödvändig.

Vad är mina rättigheter?

Enligt GDPR har du vissa rättigheter som du kan läsa mer om nedan tillsammans med information om hur du kan utöva rättigheterna. Rättigheterna framgår även av artiklarna 15-22 i GDPR.

Rätt till information
Du har rätt att få bekräftelse på om personuppgifter som rör dig behandlas och i sådana fall få tillgång till dina personuppgifter (också kallat ”registerutdrag”). Du har även rätt att få en kopia av dina personuppgifter som behandlas. Du har rätt att kostnadsfritt få ett registerutdrag som visar vilka personuppgifter som finns registrerade om dig, ändamålen med behandlingen och kategorier av personuppgifter som behandlingen gäller.

Rätt till rättelse
Du har rätt att begära att eventuella felaktiga uppgifter om dig rättas och även kräva att vi begränsar vår behandling av dina personuppgifter under tiden som vi utreder din begäran. Du har även rätt att begära en komplettering av eventuella ofullständiga uppgifter som vi har om dig.

Rätt till dataportabilitet
I vissa fall har du rätt att få dina personuppgifter överförda i elektroniskt format till en annan personuppgiftsansvarig (så kallad ”dataportabilitet”). Detta förutsätter att överföringen är tekniskt möjlig och kan ske på ett automatiserat sätt. Rätten till dataportabilitet gäller för uppgifter som du har tillhandahållit oss och som vi behandlar med stöd av fullgörelse av avtal eller samtycke som rättsliga grunder.

Rätt till invändning
Du har rätt att invända mot vår behandling av dina personuppgifter om vår behandling stöds på intresseavvägning som laglig grund. En fortsatt behandling av dina personuppgifter kräver då att vi visar ett berättigat skäl för den aktuella behandlingen. I annat fall får vi endast behandla uppgifterna för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk.

Rätt att begära begränsning
Du har rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Om en begränsning sker får vi endast, utöver att lagra uppgifterna, behandla uppgifterna för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller för att skydda någon annans rättigheter. En begränsning kan göras av flera anledningar.

– Om du bestrider att personuppgifterna som vi behandlar om dig är korrekta kan du begära en begränsad behandling under tiden som vi kontrollerar om uppgifterna är korrekta.
– Om du har invänt mot en intresseavvägning som vi har använt som rättslig grund för ett ändamål så kan du begära en begränsad personuppgiftsbehandling under tiden som vi arbetar med att bedöma huruvida våra berättigade intressen väger tyngre än ditt intresse av att få uppgifterna raderade.
– Om du begär att vi raderar dina uppgifter och om vi inte kan tillgodose din begäran kan du istället begära en begränsad behandling av dina personuppgifter.

Rätt att begära radering
Du har rätt att begära att få dina personuppgifter raderade i vissa situationer (också känt som ”rätten att bli glömd”). Sådana situationer kan vara någon utav nedan.

– Du har bestämt dig för att återkalla ditt lämnade samtycke som vår behandling tidigare grundats på.
– Dina personuppgifter har behandlats på ett olagligt sätt av oss.
– Dina personuppgifter är inte längre nödvändiga för ändamålet med vår personuppgiftsbehandling.
– Du har invänt mot vår personuppgiftsbehandling som stöds av en intresseavvägning och vi kan inte anses ha ett berättigat intresse av fortsatt behandling.

Vi kan inte alltid tillmötesgå en begäran om radering. Till exempel kan det finnas lagkrav som medför att vi måste behålla personuppgifterna eller om vi behöver informationen för att kunna fullfölja ett avtal med dig.

Kontakt och klagomål

Har du frågor eller synpunkter avseende vilka personuppgifter om dig vi behandlar och hur, kan du kontakta oss på info@volt.se, på telefon 08-678 59 00 eller med brev som skickas till Volt AB, Box 4303, 102 67 Stockholm.

Den som anser att ett företag bryter integritetslagstiftningen kan alltid vända sig till den svenska tillsynsmyndigheten Integritetsskyddmyndigheten (IMY) och framföra klagomål. Kontaktuppgifterna är följande:

Webbplats: https://www.imy.se/
Telefon: 08-657 61 00
E-post: imy@imy.se
Postadress: Box 8114, 104 20 Stockholm